Hranice medzi prácou a súkromím sa v dnešnej dobe pomaly stierajú. Technológie nám umožňujú pracovať aj mimo kancelárie, v pohodlí domáceho prostredia či na cestách. Na druhej strane manažmentu neprekáža, keď si počas práce vybavíme nutné súkromné záležitosti. Odpracovaný čas začíname považovať za zastaraný koncept merania výkonnosti zamestnancov.  Novou výzvou pre spoločnosť je správne nastavenie individuálnych cieľov pri podmienkach maximálnej flexibility – v zmysle pracovného času a miesta výkonu práce.

Spoločnosť Microsoft Slovakia v uplynulom roku zrealizovala projekt „New World of Work“ (nový svet práce), ktorým uviedla do praxe koncept flexibilného výkonu práce v priestoroch pracoviska ako aj mimo neho. Nevyhnutnou súčasťou projektu bola  prestavba firemných priestorov, prostredníctvom ktorej bolo pracovisko upravené podľa filozofie  nového konceptu. Ďalšou dôležitou súčasťou bolo implementovanie „home office policy“ - smernice, ktorá upravuje výkon práce z domu, prípadne z iných priestorov mimo pracoviska v rozšírenom rozsahu.

Cieľom tohto, na slovenské pomery revolučného projektu, bolo vytvorenie podmienok pre prácu, ktoré zohľadnia preferencie jednotlivých zamestnancov a vytvoria priestor na to, aby každý zamestnanec vykonával prácu v priestore a čase, ktorý mu najlepšie vyhovuje, čím podporí individuálnu produktivitu a efektivitu. Základným predpokladom úspechu je dôvera medzi zamestnancom a manažérom a dobre nastavený koncept riadenia a merania výkonnosti zamestnancov. Vďaka tomu, že zamestnanci majú správne nastavené ciele, ich manažér vie reálne zhodnotiť ich efektivitu aj bez toho, aby na nich dohliadal priamo na pracovisku.

NOVÝ PRIESTOR PRE NOVÝ KONCEPT

Samotnému projektu prestavby kancelárskych priestorov predchádzala štúdia, ktorej cieľom bolo zistiť, v akých pracovných podmienkach a v akom čase zamestnanci dokážu podávať najlepšie pracovné výkony. Keďže agenda všetkých zamestnancov zahŕňa interaktívne činnosti, pri ktorých je potrebná tímová spolupráca, ale aj agendu samostatnejšieho charakteru, prieskum poukázal na potrebu vytvorenia rôznych zón v rámci pracoviska, ktoré by  umožňovali individuálne aj tímové aktivity.

Po prestavbe pracoviska  vznikli zóny typu „open space“, v rámci ktorých si zamestnanci vždy nájdu miesto, kde môžu v daný deň pracovať samostatne. Vznikli aj tzv. „kolaboratívne zóny“, kde môžu spolupracovať vo väčších skupinách a riešiť pracovné úlohy vyžadujúce si interakciu. Nakoľko niektoré typy pracovných aktivít sú náročné na úplné sústredenie, v priestore vznikli aj viaceré tzv. „focus rooms“, malometrážne uzatvárateľné miestnosti, v ktorých sa zamestnanci môžu v absolútnom kľude sústrediť na svoje aktivity. V novom priestore vznikli aj viaceré zasadačky rôznych veľkostí, určené prevažne na stretnutia viacerých účastníkov. Delia sa na interné a externé, podľa ich umiestnenia v internej časti priestorov, určenej iba pre zamestnancov, respektíve v zákazníckej zóne, v ktorej prebiehajú stretnutia s externými návštevníkmi Microsoftu, či už z partnerského alebo zákazníckeho ekosystému.

Zmena rozloženia priestoru a vytvorenie miesta pre rôzne účely viedli ku zníženiu nevyhnutného počtu štandardných pracovných miest. Na ich metrážnej úspore vznikli zóny iného typu. Počet pracovných miest je po zavedení tejto zmeny menší ako počet zamestnancov spoločnosti. Vyplývajúc z charakteru pracovných pozícii, prevažná väčšina zamestnancov trávi dominantnú časť svojej práce v priestoroch u zákazníkov alebo partnerov. V prípade rotácie na pracovných miestach teda nie je potrebné, aby počet pracovných miest zodpovedal počtu zamestnancov. Pracovné miesto si zamestnanec vyberá každý deň sám po príchode na pracovisko. Často sa preto stáva, že zamestnanci trávia rôzne dni v spoločnosti rôznych kolegov. Interpersonálne väzby sa utužujú a prehlbujú aj nad rámec základnej vnútrotímovej spolupráce, čo má výrazný pozitívny vplyv na medzitímovú spoluprácu a angažovanosť v projektoch. Prirodzene sa v kolektíve nájdu aj zamestnanci, ktorým takáto rôznorodosť nevyhovuje a preferujú stabilnejšie pracovné prostredie. Tých nájdete dennodenne na tom istom pracovnom mieste a ich voľba je plne rešpektovaná ostatnými kolegami.

NIE JE PODSTATNÉ KEDY, ALE AKO 

Okrem zvýšenia flexibility zmenou rozloženia pracovného priestoru a zapracovania nových typov pracovných zón priamo na pracovisku, spoločnosť Microsoft Slovakia flexibilitu podporila aj implementovaním novej smernice týkajúcej sa práce z domu. Tá upravuje príležitostnú prácu z domu zamestnancov spoločnosti tak, že v prípade súhlasu nadriadeného a za podmienky, že  to negatívne neovplyvní kooperáciu s kolegami a plnenie cieľov, zamestnanec môže vykonávať prácu z domu tak, aby počet dní strávených doma neprekročil počet dní strávených na pracovisku v danom kalendárnom mesiaci. Táto úprava umožňuje zamestnancom lepšie zladiť svoje pracovné a súkromné aktivity. Takúto mieru flexibility veľmi oceňujú nielen zamestnanci, ktorí sú rodičmi. Minulý rok v zimnom období sme túto „výhodu“ ocenili takmer všetci, keď sme počas snehových kalamít nemuseli vyjsť z domu a všetky pracovné aktivity sme vďaka flexibilite zamestnávateľa a moderným technológiám mohli zrealizovať z pohodlia domu.

S odstupom jedného roku od implementácie projektu „New world of work“ môžeme hrdo konštatovať, že jeho vplyv na motiváciu, angažovanosť a v neposlednom rade aj na výkonnosť zamestnancov je pozitívny. Dôkazom toho je, okrem iného, aj stúpajúce skóre v internom prieskume spokojnosti a angažovanosti zamestnancov.

Monika Komorníková, Microsoft Slovakia