Pri výberoch na pozíciu projektového manažéra (PM) alebo manažérky  je dobré poznať nielen očakávania budúceho zadávateľa projektov ale i niekoľko možných zákutí z oblasti požiadaviek na odbornú spôsobilosť pre projektové riadenie. Možno vám pomôže zopár mojich poznámok a tipov.

Väčšinou začínam štúdiom životopisov a  výberom podľa toho, čo o sebe uchádzači o pozíciu napíšu sami. Ale pozor! Nie je totiž každý, kto sa tak nazýva, aj profesionálom na projektové riadenie. Dnes je móda meniť názvy rôznych pracovných pozícií na projektových manažérov bez ohľadu na to, či ich pracovnou náplňou je riadenie projektov. Šíri sa to rýchlosťou nákazlivej choroby. Úsmevné  prejavy tejto „projektitídy“ sú napr: včera bufetárka, dnes projektová manažérka rýchleho občerstvenia, včera vyhadzovač, dnes projektový manažér vstupov a výstupov.

Pri skúsenejšom uchádzačovi mi motivačný list nechýba. Ten naopak, vítam, keď obsadzujem menej náročné pozície v rámci kariérnej cesty PM. Okrem odbornej praxe si všímam i vzdelávanie počas nej. Certifikáty v oblasti projektového riadenia napovedia mnohé. Ja osobne sa stretávam a vítam, keď sa dočítam o už úspešne zavŕšenej certifikácii IPMA, PMI či Prince2. Všetky majú rôzne stupne, preto i ja si stupeň certifikátu spájam s obsadzovanou rolou. Certifikát nemusí byť podmienkou, je však iste výhodou. Z došlých životopisov si v spolupráci s kolegyňou z HR vyberiem tri až päť najvhodnejších a výber môže začať.

Akú náplň a dĺžku praxe by už mal ten uchádzač alebo uchádzačka mať za sebou?
Tu sa pýtam na dĺžku praxe v rokoch v oblasti riadenia projektov, na roly, ktoré v nich človek aktívne strávil. Mohli to byť roly člena projektového tímu, tj expertné pozície, alebo projektové roly asistenta, koordinátora, projektového manažéra alebo programového manažéra. Dve posledne spomenuté môžu byť odrazovým mostíkom pre moje ďalšie otázky.

Koľko a akých veľkých projektov ste riadili? Skúste vybrať tie dva najväčšie, s ktorými sa môžete pochváliť. Aký bol rozpočet týchto projektov? Rozpočet a plán projektu ste pripravovali vy? Koľko dodávateľov ste riadili? Zmluvy ste pripravovali vy? Ak by ste mali tú možnosť, čo by ste teraz urobili inak a prečo?

Teraz skúmam reálnu prax a zodpovednosti, ktoré kandidát zastával. Niekedy už v tomto bode vidím, či kandidát(-ka)  je „z PM branže“, alebo nie. Ešte to ale stále nemusí byť jasné, preto pôjdem ďalej do odbornejšej, projektovo-manažérskej oblasti.

Koľko ľudí ste mali v kmeňovom tíme? Koľko by ste odporúčali? Koľko bolo členov projektového tímu celkovo? Na koľko % boli vyčlenení? Kto bol v riadiacom výbore? Ako často ste mali jeho rokovanie? Kto ho viedol? Ako ste postupovali pri schvaľovaní požiadaviek na zmenu? Ako ste riešili spor v tíme / krízu v projekte?

Odpovede prekladám ďalšími doplňujúcimi podotázkami. Už viem, kto predo mnou sedí. Pokračujem len vtedy, ak uchádzač preukázal dostatočnú znalosť.

Aké zručnosti a schopnosti si na PM najviac ceníte? Aké silné stránky máte vy? Priznáte si aj slabé stránky? Tu už si finálne odpovedám na to, či by kandidát zapadol do môjho tímu a projektovo – firemnej kultúry.

Často je pri výbere kandidáta s projektovo-manažérskymi spôsobilosťami (vedomosťami a skúsenosťami) aj urgentná potreba konkrétnych odborných znalostí o predmete projektov, ktoré má riadiť (IT – odborník, autorizovaný stavebný inžinier, strojár a p.). Rada konštatujem, že na Slovensku (hlavne v Bratislave) je výber široký a je možné si vyberať nielen kmeňových zamestnancov do firmy, ale aj si prenajať PM od konzultačných či projektových spoločností. Pre jeden projekt to môže znamenať o niečo nákladnejšie riešenie, ale ak takého odborníka nepotrebujem stále, z dlhodobejšieho hľadiska je to pre mňa úspora.

• Hľadáte človeka do medzinárodného prostredia? Angličtina je potrebná plynulá, kľudne veďte pohovor v angličtine alebo inej reči.
• Sú vaše projekty v oblasti IT alebo majú aspoň takúto podoblasť? Vaša diskusia počas výberu sa bude určite uberať aj ďalším smerom, nakoľko IT projekty majú svoje špecifiká. Podobne to platí pre projekty z iných odvetví.
• Nie ste si istí aké odpovede by ste mali očakávať? Prizvite si skúseného, podľa možností certifikovaného PM ako prísediaceho, ten iste rád oddelí „zrno od pliev“, ak ho o to požiadate. Ja sa výberov, nielen do môjho tímu, zúčastňujem rada. Veď každý PM spolutvorí našu PM komunitu a záleží mi na tom, aby úroveň projektového riadenia rástla.

Vhodným výberom získam partnera, spokojný tím, dobre a profesionálne riadené zdroje a splnenie cieľov projektu. Nevhodným výberom môžem vážne poškodiť meno, záujmy a aj reálne fungovanie spoločnosti, demotivovať kľúčových spolupracovníkov, zákazníkov či dodávateľov.

V širšom meradle je dobrý a profesionálny projektový manažér kľúčom k úspechu dnešných firiem pri riadení zmien. Vhodný výber projektového manažéra  je k tomu prvým a nevyhnutným predpokladom.

Ing. Silvia Drahošová
Project Management Pool Manager, Slovak Telekom, a.s.
certifikovaná riaditeľka projektov, stupeň IPMA A,
prezidentka Spoločnosti pre projektové riadenie